Como sair do software gratuito da DIAN para a DeusRex

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Se você já fatura com o software gratuito da DIAN, não começa do zero. Você mantém o seu NIT, a sua resolução, o seu prefixo e a sua numeração — o que muda é apenas o programa que emite as faturas.

Este é o passo em que mais se erra, e o que sai mais caro:

Diga à DeusRex em que número você está. A sua resolução diz qual faixa você tem autorizada, não onde você parou. Sem isso a DeusRex começaria pelo primeiro número da faixa e a DIAN rejeitaria cada fatura com “Documento procesado anteriormente”.

Antes de começar

• Tenha à mão a sua resolução de numeração (formulário 1876).
• Descubra o número da sua última fatura. Ele está no portal da DIAN, na consulta de documentos eletrônicos: a coluna Nº documento da linha mais recente, por exemplo FE143.

O conjunto de testes usa a própria numeração

Antes de emitir de verdade, a DIAN exige um conjunto de testes. Ele NÃO usa a sua numeração: sai por uma faixa de teste que a DIAN gera à parte, e nosso provedor tecnológico a transmite por você a partir do TestSetID.

Só quando a DIAN aceita o conjunto é que você passa a emitir com a sua numeração real.

⚠️ Sua resolução continua valendo. Acontece que, até o conjunto ser aceito, o que chega à DIAN são documentos de teste — não faturas.

Passos

1. Preencha os seus dados fiscais — veja Como preencher os dados fiscais da sua organização (DIAN). Você pode enviar o seu RUT e nós completamos.
2. Registre a sua resolução — veja Como registrar a sua resolução de numeração da DIAN.
3. Em Último número emitido, escreva o número da sua última fatura: do exemplo FE143, escreva 143. Somente o número, sem o prefixo.
4. Salve. A próxima fatura que você emitir será a 144.

Se você nunca faturou com essa resolução, deixe o campo vazio. A DeusRex começará pelo primeiro número da faixa.

Você precisa sim mudar o modo de operação na DIAN

Sair do software gratuito não é automático: é preciso avisar a DIAN de que agora outro programa emite as suas faturas.

No portal de Habilitación (catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co), vá em Registro y habilitación → Documentos electrónicos → Factura electrónica, escolha Software de un proveedor tecnológico e selecione Soluciones Alegra S.A.S.. A DIAN gera um TestSetID; cole-o em FEV e RIPS → Faturamento eletrônico → Habilitação e clique em Enviar set de provas.

O passo a passo completo está em Como se habilitar na DIAN.

Enquanto você não definir a data de início no portal, continua faturando com o software gratuito. A troca não deixa você sem faturar de um dia para o outro.

Você não precisa de uma resolução nova

Uma resolução é sua, não do programa. Ela serve igual no software gratuito e na DeusRex, até a faixa se esgotar ou a vigência vencer.

Você precisa sim ter associado o seu prefixo ao nosso provedor tecnológico no portal da DIAN — veja Como se habilitar na DIAN. Esse passo é o que diz à DIAN quem pode transmitir os seus documentos.

Você pode pedir uma resolução nova se preferir, e muita gente faz isso: um mesmo prefixo não pode estar ativo em dois provedores ao mesmo tempo, então estrear um prefixo evita ter de desassociar o anterior. É uma comodidade, não um requisito.

O que acontece com as suas faturas anteriores

Elas ficam onde estão. As faturas emitidas com o software gratuito já estão na DIAN e continuam válidas; a DeusRex não as substitui nem as reenvia. Baixe-as do portal da DIAN se quiser guardá-las.

Dica