Cómo emitir una factura electrónica (DIAN)

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La factura electrónica valida el documento ante la DIAN y devuelve un CUFE, el código único que la identifica. DeusRex la transmite a través de su proveedor autorizado: tú no configuras credenciales ni certificados.

Antes de empezar

Necesitas los tres pasos de configuración hechos una sola vez:

1. Estar habilitado ante la DIAN — ver Cómo habilitarte ante la DIAN para facturar electrónicamente.
2. Tener los datos fiscales cargados — ver Cómo llenar los datos fiscales de tu organización (DIAN).
3. Tener una resolución de numeración activa — ver Cómo registrar tu resolución de numeración de la DIAN.

Pasos

1. Crea la factura con el servicio, el paciente y su afiliación.
2. Pulsa Emitir / Validar ante la DIAN.
3. Al aceptarse, la factura muestra su CUFE y queda lista para descargar o enviar.

Dónde encontrar los documentos

Los documentos de la DIAN no están en Finanzas → Facturas. Esa pantalla muestra la factura general de DeusRex, que es la misma en todos los países.

Los documentos colombianos viven en el paciente: Paciente → Facturación → Documentos electrónicos, en la fila de la factura, junto al estado de la DIAN.

Factura DIAN : La representación gráfica: el documento impreso, con los datos de tu consultorio como vendedor, el NIT, la resolución y el código QR.

XML : El documento legal. Es el archivo firmado que la DIAN conserva; la representación gráfica es sólo su versión legible.

⚠️ Mientras la conexión con la DIAN esté en pruebas, la representación gráfica lleva un aviso que dice que el documento no tiene validez legal. Es correcto: los documentos de prueba se radican en el ambiente de habilitación, no ante la DIAN real.

Entregarle la factura al paciente

No todos los pacientes piden la factura electrónica. Tu organización debe emitirla siempre, pero sólo tienes que entregarla a quien la pida. Cuando la pidan, pulsa Enviar en esa fila: el paciente recibe por correo la representación gráfica y el XML firmado. También puedes descargarlos e imprimirlos.

⚠️ Antes de enviar te pedimos confirmar la dirección. Es un documento legal, y un correo desactualizado en la ficha lo entregaría a otra persona.

Qué significa cada estado

Aceptada : La DIAN la validó. Tiene CUFE y es un documento legal. Ya puedes entregarla.

Aceptada con observaciones : La DIAN la aceptó y es válida, pero anotó algo que conviene revisar — normalmente un dato que no coincide con el RUT, como la razón social. La factura sirve; corrige el dato para que las siguientes salgan limpias.

Pendiente : Enviada, esperando la respuesta de la DIAN. Se actualiza sola.

Rechazada : La DIAN no la aceptó. El motivo aparece en la factura. Corrige el dato que señala y vuelve a emitir.

Pendiente de reenvío : No pudimos contactar al proveedor. No es un problema de tus datos. El envío se reintenta solo, sin que hagas nada, durante las horas siguientes.

Error de envío : El envío falló y no se reintentará solo. Revisa el motivo que muestra la factura, corrige el dato y vuelve a emitir.

Si la emisión falla, la factura no se pierde y la venta no se detiene. El número asignado se conserva: los reintentos usan el mismo consecutivo, así tu numeración no queda con huecos ante la DIAN.

Corregir una factura ya aceptada

Una factura aceptada por la DIAN no se puede borrar ni editar. Para anularla o corregirla emites una nota crédito; para cobrar un valor adicional, una nota débito. Ambas requieren su propia resolución de numeración.

Consejo